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Plantilla Rol de Provisiones Ecuador 2026
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El rol de provisiones es el documento que permite a una empresa ecuatoriana conocer, mes a mes, cuánto está acumulando en beneficios sociales pendientes de pago. Sin él, los décimos, vacaciones y fondos de reserva son números invisibles hasta que llega su fecha de pago. Esta guía explica qué es, cómo elaborarlo y entrega una plantilla Excel gratuita actualizada para 2026 con el SBU de $482.
Qué es el rol de provisiones en Ecuador
El rol de provisiones es un documento auxiliar de contabilidad de nómina que registra, empleado por empleado, el acumulado mensual de los cuatro beneficios sociales que se pagan en fechas diferidas: décimo tercer sueldo (diciembre), décimo cuarto (marzo o agosto según región), vacaciones (cuando el empleado las tome) y fondos de reserva (acumulados en el IESS o pagados mensualmente desde el mes 13).
A diferencia del rol de pago que refleja lo que el empleado recibe cada mes, el rol de provisiones refleja lo que la empresa le debe al empleado pero todavía no ha pagado. Es el pasivo laboral en tiempo real.
Por qué es importante el rol de provisiones
Sin un rol de provisiones actualizado, la empresa no puede: presupuestar correctamente sus obligaciones laborales futuras, detectar si las provisiones contables cuadran con las obligaciones reales, responder una auditoría del Ministerio de Trabajo o del IESS con información documentada, o calcular el verdadero costo de un despido imprevisto. El costo total del empleado en Ecuador incluye todas estas provisiones como parte del presupuesto mensual real.
Estructura del rol de provisiones: columnas principales
Un rol de provisiones completo para Ecuador 2026 debe tener, para cada empleado, las siguientes columnas:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre empleado | Nombre completo según contrato |
| Fecha inicio | Fecha de inicio del contrato (determina fondos de reserva) |
| Sueldo mensual | Remuneración mensual unificada del mes |
| Meses acumulados en el período | Meses trabajados en el período de cálculo del beneficio |
| Provisión D13 (acumulada) | Sueldo/12 × meses en el período dic-nov |
| Provisión D14 (acumulada) | $482/12 × meses en el período de cada región |
| Provisión vacaciones (acumulada) | Sueldo/24 × meses de servicio desde el corte anterior |
| Provisión fondos de reserva | Sueldo × 8.33% (solo si totalMeses > 12) |
| Total pasivo laboral acumulado | Suma de todas las provisiones |
Cómo calcular cada provisión paso a paso
Para un empleado con sueldo de $482 que lleva 14 meses en la empresa (mes en curso = mes 14), los valores de provisión mensual son:
| Beneficio | Fórmula mensual | Valor mensual |
|---|---|---|
| D13 | $482 / 12 | $40.17 |
| D14 | $482 / 12 | $40.17 |
| Vacaciones | $482 / 24 | $20.08 |
| Fondos de reserva (mes 14, aplica) | $482 × 8.33% | $40.15 |
| Total provisión mensual | $140.57 | |
Cómo usar la plantilla de rol de provisiones
La plantilla Excel descargable incluye: una hoja de «Parámetros» con el SBU y los porcentajes IESS actualizados para 2026, una hoja de «Empleados» donde ingresas nombre, fecha de inicio y sueldo de cada trabajador, y una hoja de «Provisiones» que calcula automáticamente cada beneficio con las fórmulas correctas del Código del Trabajo ecuatoriano. El total de pasivos laborales por empleado y el total consolidado de la empresa se calculan al instante.
Para calcular el impacto de una posible salida de empleados, revisa también la calculadora de liquidación laboral Ecuador 2026, que muestra el costo total de una desvinculación incluyendo todos los beneficios pendientes.
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Preguntas Frecuentes
¿Qué es el rol de provisiones en Ecuador?
El rol de provisiones en Ecuador es un documento auxiliar de nómina que registra, mes a mes, el acumulado de beneficios sociales pendientes de pago por cada empleado: décimo tercer sueldo, décimo cuarto, vacaciones y fondos de reserva. Permite a la empresa conocer su pasivo laboral real en cualquier momento y planificar los pagos de beneficios con anticipación.
¿Es obligatorio tener un rol de provisiones en Ecuador?
El Código del Trabajo ecuatoriano no exige un documento específico llamado «rol de provisiones», pero sí obliga a las empresas a pagar los beneficios sociales en los plazos establecidos. El rol de provisiones es la herramienta que permite cumplir esa obligación sin sorpresas. La Superintendencia de Compañías exige que los estados financieros reflejen los pasivos laborales (NIC 19), lo que implica tener registros de provisiones actualizados.
¿Cuándo debo actualizar el rol de provisiones en Ecuador?
El rol de provisiones debe actualizarse mensualmente, al mismo tiempo que el rol de pago. Cada mes que el empleado trabaja, se acumula una nueva parte del D13, D14, vacaciones y fondos de reserva. Actualizarlo mensualmente permite detectar desviaciones antes del pago de beneficios y tener información exacta para el presupuesto anual.
¿Los fondos de reserva del IESS aparecen en el rol de provisiones en Ecuador?
Sí. Los fondos de reserva del 2026 equivalen al 8.33% del sueldo mensual y aplican a partir del décimo tercer mes de trabajo continuo. Aparecen en el rol de provisiones como un pasivo acumulado mensualmente. Si el trabajador eligió recibirlos mensualmente en el rol (en lugar de que vayan al IESS), el rol de pago ya los incluye como un ingreso adicional y no se provisionan de forma diferida.
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