El cierre mensual de nómina en Ecuador es un proceso con fechas fijas, fórmulas definidas por ley y consecuencias directas si algún paso falla: una planilla del IESS rechazada, una retención de IR mal calculada o un rol con errores de suma pueden generar multas, reclamos laborales o problemas con el SRI. Esta guía describe el proceso completo, paso a paso, con los plazos y verificaciones clave para 2026.
Cuándo debe cerrarse la nómina mensual en Ecuador
No existe un plazo único para el cierre interno de nómina, pero el calendario externo determina cuándo debe estar lista la información. Los plazos clave de cada mes son: pago de planilla IESS (hasta el 15 del mes siguiente para la mayoría de empleadores); pago de remuneraciones (según lo acordado en el contrato, generalmente el último día hábil del mes o los primeros días del siguiente); y retenciones de IR (declaración mensual en el formulario 103, cuyo plazo depende del noveno dígito del RUC). Para cumplir todos estos plazos, el cierre de nómina debe completarse al menos 5 días hábiles antes del vencimiento de la planilla IESS.
Paso 1: Verificar el período y los parámetros vigentes
El primer paso del cierre mensual es confirmar que los parámetros del mes sean correctos. Para 2026:
- SBU vigente: $482
- Aporte personal IESS: 9.45%
- Aporte patronal IESS: 11.15%
- Fondos de reserva (mes 13+): 8.33%
- Tabla de IR: vigente desde enero 2026 (publicada por el SRI)
Si el mes incluye cambios de sueldo aprobados, verifica que estén reflejados en el sistema antes de calcular.
Paso 2: Registrar todas las novedades del mes
Antes de calcular el rol, deben registrarse todas las novedades que afectan los ingresos y descuentos del mes: nuevos ingresos (contrataciones nuevas con su fecha exacta), salidas (contratos terminados, fechas de liquidación), cambios de sueldo autorizados, horas extras y suplementarias certificadas por el jefe directo, permisos sin goce de sueldo, anticipos entregados y préstamos en curso, y ausencias que generan descuento proporcional al día (no aplica para enfermedad con certificado médico IESS).
La plantilla de rol de pago en Excel es una herramienta útil para organizar estas novedades antes de ingresarlas al sistema.
Paso 3: Calcular el rol de pago
Con las novedades registradas, se calcula el rol completo. El rol debe mostrar, para cada empleado: remuneración mensual unificada, horas extras y suplementarias, otros ingresos de naturaleza remunerativa, total de ingresos (base para el IESS y para la proyección del IR), aporte personal al IESS (9.45%), retención de impuesto a la renta (según proyección anual), otros descuentos autorizados, y líquido a recibir.
| Concepto | Ejemplo (sueldo $482) |
|---|---|
| Sueldo base | $482.00 |
| Total ingresos | $482.00 |
| Aporte IESS personal (9.45%) | – $45.55 |
| Retención IR (ejemplo sin carga fiscal) | $0.00 |
| Líquido a recibir | $436.45 |
Paso 4: Calcular las provisiones del mes
Paralelamente al rol de pago, el cierre mensual incluye el registro contable de las provisiones de beneficios sociales. Estas provisiones no afectan el líquido que recibe el empleado en el mes, pero sí representan un pasivo real de la empresa que debe reflejarse en la contabilidad:
- Provisión D13: sueldo / 12
- Provisión D14: $482 / 12
- Provisión vacaciones: sueldo / 24
- Provisión fondos de reserva (mes 13+): sueldo × 8.33%
Para un empleado con sueldo de $482 desde el mes 13 en adelante, la provisión mensual total es $140.57. Esta cifra debe sumarse al costo total del empleado para presupuestación correcta.
Paso 5: Generar y presentar la planilla IESS
Una vez cerrado el rol, se genera la planilla del IESS en el portal oficial (https://historia.iess.gob.ec). La planilla incluye el total de ingresos de cada trabajador (base del aporte), el aporte personal (9.45%) y el aporte patronal (11.15%). La planilla se presenta y paga hasta el día 15 del mes siguiente. Un retraso de un solo día genera mora del 3% mensual sobre el total de aportes. La guía de planilla IESS 2026 cubre el proceso completo.
Paso 6: Verificación final del cierre
Antes de archivar el cierre del mes, verifica: cuadre entre el total de nómina y la suma de roles individuales, coincidencia entre la planilla IESS y el total de aportes en el rol, que el total de retenciones de IR cuadre con lo declarado en el formulario 103, y que todas las liquidaciones del mes estén completas y firmadas.
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Preguntas Frecuentes
¿Cuándo vence el pago de la planilla del IESS en Ecuador?
La planilla del IESS en Ecuador vence el día 15 del mes siguiente al período de pago. Es decir, los aportes de abril deben pagarse hasta el 15 de mayo. Si el día 15 cae en fin de semana o feriado, el vencimiento se traslada al siguiente día hábil. Un pago con un día de retraso genera mora del 3% mensual sobre el total de aportes.
¿Qué pasa si la planilla IESS es rechazada en Ecuador?
Si la planilla del IESS es rechazada en Ecuador, debes identificar el motivo del rechazo (datos incorrectos del trabajador, sueldo fuera de rango, trabajador dado de baja sin aviso de salida previo, entre otros). Corrige los datos, vuelve a generar la planilla y preséntala nuevamente. Si el rechazo causa que la planilla quede sin pagar hasta después del día 15, se genera mora. Revisa nuestra guía sobre qué hacer si el IESS rechaza tu planilla.
¿Los empleados a tiempo parcial entran en el cierre mensual de nómina Ecuador?
Sí. Los empleados a tiempo parcial en Ecuador tienen los mismos derechos laborales que los de jornada completa, pero proporcionales a su jornada. Su sueldo mínimo es $241 (50% del SBU 2026 para jornada de 4 horas). El cierre mensual debe incluirlos en el rol con todos sus ingresos y descuentos, y en la planilla IESS con la base salarial correspondiente.
¿Con qué frecuencia debo hacer el cierre de nómina en Ecuador?
En Ecuador, la mayoría de empresas hace el cierre de nómina mensualmente, ya que la planilla del IESS es mensual. Sin embargo, algunas empresas con nómina por obra o con pagos quincenales hacen un proceso de registro semanal o quincenal y un cierre formal mensual para los reportes al IESS y al SRI. Lo importante es que la planilla del IESS siempre se presente y pague dentro del plazo mensual.
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