Armar una nómina en Ecuador no es solo una tarea contable: es una obligación legal que combina el Código del Trabajo, las resoluciones del IESS y las normas del SRI. Esta guía te lleva desde cero — paso a paso, sin saltarse ningún concepto — para que puedas preparar un rol de pagos correcto en 2026, con el SBU vigente de $482 y las tasas oficiales del IESS.
Al terminar de leer sabrás exactamente qué datos necesitas, cómo calcular ingresos y descuentos, qué beneficios sociales incluir y qué errores debes evitar para no exponer a tu empresa a multas del Ministerio del Trabajo (entre $318 y $954 por infracción).
Qué es una nómina y por qué debe prepararse cada mes
La nómina (también llamada rol de pagos) es el documento que detalla, para cada trabajador, los valores que cobra y los que se le descuentan durante un período — normalmente un mes. En Ecuador, la nómina es la base para el pago al IESS, la retención del impuesto a la renta, y el cumplimiento de beneficios como el décimo tercer y décimo cuarto sueldo.
Prepararla correctamente es obligatorio para toda empresa con trabajadores bajo relación de dependencia, sin importar el tamaño. Incluso con un solo empleado, la empresa debe emitir un rol mensual firmado por el trabajador y conservarlo al menos por cinco años (Art. 42 del Código del Trabajo).
Paso 1: Reunir la información del trabajador y del contrato
Antes de hacer un solo cálculo, necesitas tener en orden los datos de cada empleado. Sin esta información, cualquier rol puede quedar mal calculado:
- Datos personales: nombres completos, número de cédula, fecha de nacimiento.
- Datos del contrato: cargo, fecha de ingreso, sueldo pactado (nunca menor al Salario Básico Unificado de $482), jornada (completa, parcial permanente o por horas), sector en la Tabla de Salarios Mínimos Sectoriales.
- Cuenta bancaria para el acreditamiento del líquido.
- Cargas familiares y gastos personales proyectados (necesarios para calcular retención de impuesto a la renta).
- Préstamos IESS o quirografarios vigentes (el valor del descuento lo reporta el IESS en la planilla de aportes).
Este paso no se automatiza con fórmulas: exige revisar el contrato firmado y cruzarlo con la información registrada en SUT (Sistema Único de Trabajo del MDT). Cualquier diferencia entre lo que aparece en SUT y lo que se paga en la nómina es motivo de observación en una inspección laboral.
Paso 2: Identificar los componentes del rol
Todo rol de pagos se divide en dos grandes bloques: ingresos (lo que suma para el empleado) y descuentos (lo que se le resta). La diferencia entre ambos bloques es el líquido a pagar.
Ingresos del mes
- Sueldo base: lo pactado en el contrato. Nunca inferior al SBU vigente ($482 en 2026), o al mínimo sectorial si aplica.
- Horas extras: se pagan con recargo según el Art. 55 del Código del Trabajo. Las suplementarias (primeras cuatro horas fuera de jornada, diurnas) se pagan con 50% de recargo; las extraordinarias (noche o fines de semana) con 100%.
- Comisiones: según el contrato o política de la empresa. Forman parte de la remuneración variable y sí se suman para aportes al IESS.
- Bonos y otros ingresos gravados: bono de productividad, bono de transporte si supera lo razonable, etc.
Descuentos del mes
- Aporte personal al IESS (9.45%) sobre el total de ingresos gravados. Es el descuento más importante y aplica desde el primer día de trabajo.
- Retención del Impuesto a la Renta cuando el ingreso mensual supera el umbral para declaración obligatoria.
- Préstamos IESS (quirografario o hipotecario), cuyo dividendo mensual reporta el IESS.
- Anticipos quincenales pagados al trabajador antes del cierre del mes.
- Otros descuentos autorizados por el trabajador (descuentos de alimentación, planes médicos, entre otros).
Paso 3: Calcular los aportes al IESS
El IESS tiene dos tipos de aporte que conviven en el mismo rol:
| Aporte | Porcentaje | Lo paga | Dónde aparece |
|---|---|---|---|
| Personal | 9.45% | Trabajador | Descuento en el rol |
| Patronal | 11.15% | Empresa | Costo empresarial, no aparece como descuento |
| Fondos de reserva | 8.33% | Empresa (empleados con +12 meses) | Se suma al ingreso (mensualizado) |
Ejemplo práctico para un trabajador con sueldo de $482:
- Aporte personal IESS: $482 × 0.0945 = $45.55 (se descuenta del rol)
- Aporte patronal IESS: $482 × 0.1115 = $53.74 (costo adicional para la empresa)
Este error ocurre casi siempre cuando el rol se arma manualmente o con fórmulas que no contemplan todos los campos: si olvidas sumar las horas extras y comisiones a la base imponible del IESS, la empresa genera diferencias que el IESS detecta al contrastar roles con aportes.
Paso 4: Incorporar beneficios sociales mensualizados
En Ecuador, los beneficios sociales pueden pagarse acumulados una vez al año o mensualizados dentro del rol. La tendencia — especialmente en PYMES — es mensualizar para que el gasto se distribuya mes a mes:
- Décimo tercer sueldo: una doceava parte del total de remuneraciones del período (dic–nov). Mensualizado: sueldo ÷ 12.
- Décimo cuarto sueldo: un SBU ($482) dividido entre 12 cada mes. Fechas oficiales de pago: 15 de marzo (Costa y Galápagos) y 15 de agosto (Sierra y Oriente).
- Vacaciones: sueldo ÷ 24 por cada mes trabajado, acumulables y con derecho a 15 días hábiles al año (Art. 69 del Código del Trabajo).
- Fondos de reserva: 8.33% del sueldo, aplicable desde el mes 13 en adelante. El trabajador puede solicitar que se deposite al IESS o recibirlo en la nómina mensual.
Para una guía paso a paso con ejemplos en Excel, revisa nuestro formato de rol de pagos descargable, que ya incluye las fórmulas listas con el SBU $482 de 2026.
Paso 5: Calcular el total a pagar y verificar
La fórmula final para el líquido del rol es sencilla:
Líquido a pagar = Total Ingresos − Total Descuentos
Donde Total Ingresos = sueldo + horas extras + comisiones + beneficios mensualizados.
Total Descuentos = aporte IESS personal + IR + préstamos + anticipos.
Antes de firmar y cerrar la nómina, verifica tres cosas:
- Coherencia del IESS: la base imponible del aporte personal debe coincidir con la que reportarás al IESS en la planilla.
- Retenciones de impuesto a la renta: el valor retenido debe cuadrar con la proyección anual del trabajador (formulario 107).
- Firmas y soportes: el trabajador debe firmar el rol cada mes. Sin firma, el documento no tiene valor probatorio.
Paso 6: Formalizar el rol y presentarlo al trabajador
El rol de pagos se entrega físicamente o digitalmente al trabajador al momento del pago. Debe contener:
- Identificación completa del trabajador y del empleador (RUC).
- Período y fecha de pago.
- Detalle de todos los ingresos y descuentos.
- Líquido a pagar, en número y letras.
- Espacio para la firma del trabajador.
En empresas medianas, los roles se archivan en PDF con firma electrónica y se guardan junto con el comprobante de transferencia bancaria. Ese archivo debe poder ser entregado al Ministerio del Trabajo o al IESS si hay una inspección o un reclamo.
Cuando cambia la ley, Nómina360 ya está actualizado
Este artículo es presentado por Nómina360. Cada cambio en el SBU, las tablas del SRI, los porcentajes del IESS o el Código del Trabajo se refleja automáticamente en el sistema sin que tengas que hacer nada. Nunca más te preocupes por aplicar manualmente una resolución ministerial o una actualización normativa.
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Errores más comunes al hacer una nómina
- Pagar menos del SBU. El sueldo base mensual no puede ser inferior a $482 en 2026. Si el cargo está en la Tabla de Salarios Sectoriales, el mínimo puede ser mayor.
- No actualizar el SBU en enero. Cada año el Ministerio del Trabajo emite un Acuerdo Ministerial con el nuevo SBU. Las plantillas con valores viejos generan diferencias para todo el año.
- Olvidar los fondos de reserva desde el mes 13. No aplican desde el primer mes. Aplican desde el mes 13 en adelante, calculados como sueldo × 8.33%. Los sistemas de nómina especializados actualizan este valor automáticamente — sin depender de que alguien recuerde hacerlo.
- Calcular mal las horas extras. La fórmula es sueldo ÷ 240 × factor de recargo (1.5 suplementarias, 2.0 extraordinarias). Usar 1.25 o 1.33 es un error frecuente que se repite hasta que aparece una auditoría.
- No registrar todos los ingresos gravados para IESS. Comisiones, horas extras y bonos sí pagan aporte al IESS. No incluirlos es una infracción detectable en planilla.
Preguntas Frecuentes
¿Cuánto cuesta hacer una nómina en Ecuador 2026?
El costo de hacer una nómina en Ecuador 2026 depende de si se hace manualmente (tiempo interno del área de RRHH o contabilidad) o con un software especializado. Un rol manual puede tomar 15 a 30 minutos por empleado al mes. Los aportes obligatorios son: IESS personal 9.45%, patronal 11.15% y fondos de reserva 8.33% (desde el mes 13). El SBU vigente en Ecuador es $482 para 2026.
¿Qué información debe contener un rol de pagos en Ecuador?
Un rol de pagos en Ecuador debe contener: datos del trabajador (cédula, cargo, fecha de ingreso), datos del empleador (RUC y razón social), período de pago, detalle de ingresos (sueldo base, horas extras, comisiones, beneficios), detalle de descuentos (aporte IESS personal 9.45%, IR, préstamos), líquido a pagar en número y letras, y la firma del trabajador. Es un documento obligatorio según el Art. 42 del Código del Trabajo.
¿Cómo se calcula el aporte al IESS en una nómina en Ecuador?
El aporte al IESS en Ecuador se calcula así: aporte personal = ingresos gravados × 9.45% (se descuenta al trabajador), aporte patronal = ingresos gravados × 11.15% (lo paga la empresa). Los ingresos gravados incluyen sueldo base, horas extras, comisiones y bonos no exentos. Ejemplo con SBU $482: aporte personal $45.55 y aporte patronal $53.74.
¿Puedo hacer la nómina en Excel en Ecuador?
Sí, en Ecuador es legal hacer la nómina en Excel siempre que cumpla con la información mínima exigida por el Art. 42 del Código del Trabajo y que los valores coincidan con los aportes reportados al IESS. Para empresas con menos de 10 empleados, Excel es viable. A partir de ese tamaño, el costo de un error replicado mes tras mes en múltiples planillas supera el de un software especializado de nómina.
¿Cuándo debo entregar el rol de pagos al trabajador en Ecuador?
En Ecuador, el rol de pagos debe entregarse al trabajador al momento del pago del sueldo, normalmente el último día hábil del mes o dentro de los primeros tres días del mes siguiente. El trabajador debe firmar el rol como constancia de recepción. Sin firma, el documento pierde valor probatorio ante una inspección del Ministerio del Trabajo.
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Para ubicar cada plazo del año, consulta el calendario de pagos de nómina en Ecuador 2026.
Conclusión
Hacer una nómina en Ecuador no es difícil si se tienen los datos ordenados y se conocen las fórmulas. La parte demandante llega cuando la empresa crece: lo que cambia no es la complejidad de los cálculos — esas son las mismas para 5 empleados que para 50 — sino el costo de un error. Una diferencia de IESS replicada en 20 roles durante seis meses, o un SBU desactualizado en toda la planilla, puede generar contingencias que superan fácilmente el costo anual de un software especializado.
Si estás armando tu primera nómina, empieza con una plantilla auditada como nuestra plantilla de rol de pagos en Excel. Y si necesitas ver ejemplos más completos paso a paso, revisa nuestro ejemplo de rol de pagos paso a paso.
