Cada vez que en Ecuador se contrata o se desvincula a un empleado, el empleador tiene la obligación legal de notificarlo al IESS dentro de los primeros 15 días. Esa notificación es el aviso de entrada (al ingresar) o el aviso de salida (al desvincular). Si no se registra a tiempo, la multa puede llegar a $4,820 — equivalente a 10 SBU — y el trabajador queda sin cobertura de salud ni acumulación de aportes durante el tiempo que demore el trámite.
Este artículo explica qué es el aviso de entrada y salida del IESS en Ecuador 2026, qué plazos exactos rigen, cómo registrarlo desde la página del IESS, qué documentos necesitas, qué multas aplican y los errores más frecuentes que cometen los empleadores nuevos.
Para el detalle del trámite de desvinculación, lee la guía de aviso de salida IESS Ecuador 2026.
¿Qué es el aviso de entrada y salida del IESS?
El aviso de entrada IESS es el registro electrónico que un empleador realiza en el portal del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social para informar que un trabajador ha sido contratado y comenzará a aportar al sistema. El aviso de salida cumple la función inversa: notifica el cese de la relación laboral.
Ambos avisos son obligatorios según el Art. 73 de la Ley de Seguridad Social de Ecuador. Sin estos registros, el empleador no puede generar la planilla de aportes, el trabajador no acumula tiempo de servicio para jubilación, y la cobertura de salud, riesgos del trabajo y cesantía no se activa.
Plazos legales: cuántos días tienes para presentarlos
El plazo es el mismo para los dos tipos de aviso, pero se cuenta desde momentos distintos:
| Tipo de aviso | Plazo | Se cuenta desde |
|---|---|---|
| Aviso de Entrada | 15 días | Primer día de labores del trabajador |
| Aviso de Salida | 3 días | Fecha de separación del trabajador (según el IESS) |
| Aviso de Modificación | 3 días | Cambio de cargo, sueldo o sectorial |
Los días se cuentan calendario, no laborables. Si el plazo cae en feriado, no se extiende — la fecha límite es la real, no la siguiente hábil. Por eso conviene registrar el aviso el mismo día del ingreso, no esperar.
Cómo registrar el aviso de entrada paso a paso
El proceso se realiza completamente en línea desde la página del IESS Ecuador. No requiere desplazarte a una oficina. Estos son los pasos exactos para Ecuador 2026:
- Ingresa al portal del IESS: www.iess.gob.ec y selecciona «Empleadores».
- Inicia sesión con el RUC del empleador y la clave personal del representante legal o quien tenga delegación de firma.
- En el menú lateral, ve a Empleador → Aviso de Entrada.
- Ingresa el número de cédula del nuevo empleado. El sistema autocompleta sus nombres si ya tiene historial.
- Llena los campos obligatorios: fecha de inicio, cargo, sueldo, sectorial al que pertenece y modalidad de contrato (indefinido, plazo fijo, eventual, etc.).
- Verifica que el sueldo sea igual o superior al mínimo del sector. Si está por debajo, el sistema rechaza el aviso.
- Confirma y descarga el comprobante PDF del aviso registrado. Guárdalo: es tu respaldo ante una inspección del Ministerio de Trabajo.
El aviso queda registrado de inmediato. A partir de ese momento, el empleado figura como afiliado activo y se generan automáticamente los aportes en la planilla del mes siguiente.
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Multas por no presentar el aviso a tiempo
El IESS y el Ministerio de Trabajo aplican sanciones por no registrar avisos dentro del plazo legal. Las multas vigentes en Ecuador 2026 son:
- Aviso de entrada tardío o no presentado: hasta 10 SBU ($4,820) por trabajador no registrado, según el Art. 628 del Código del Trabajo.
- Aviso de salida tardío: hasta 3 SBU ($1,446) por trabajador, ya que el empleador sigue siendo responsable de aportes hasta que se registre la baja.
- No presentar planilla de aportes: 20% adicional sobre el valor adeudado más intereses calculados desde la fecha de exigibilidad.
- Reincidencia o más de 5 trabajadores no afiliados: puede configurar el delito de retención indebida de aportes, sancionado con prisión según el COIP.
Estas multas se acumulan: si tienes 3 trabajadores sin avisar y la inspección los detecta, el cálculo es por cada uno. En empresas pequeñas, una sola visita puede generar deudas de varios miles de dólares. Este error ocurre casi siempre cuando el control de avisos depende de que alguien recuerde hacer el trámite, sin un sistema que dispare la alerta el mismo día del ingreso.
Documentos que necesitas para el aviso de entrada
El portal del IESS no exige adjuntar archivos durante el aviso, pero el empleador debe tener disponibles los siguientes documentos por si hay verificación posterior:
- Cédula de identidad del trabajador (vigente).
- Contrato de trabajo firmado por ambas partes (puede ser registrado posteriormente en el SUT del Ministerio de Trabajo).
- Certificado del sectorial al que pertenece la actividad económica.
- RUC actualizado del empleador con la actividad principal correctamente declarada al SRI.
- Si el trabajador es extranjero: visa de trabajo vigente o permiso de residencia con autorización laboral.
Errores comunes al registrar el aviso de entrada
Estos son los errores más frecuentes que generan multas o retrasos en el aviso:
1. Registrar el sueldo por debajo del sectorial. Cada actividad económica tiene un piso salarial distinto al SBU general. Si declaras $482 a un albañil cuyo sectorial es $516, el sistema rechaza el aviso o el SRI lo observa después. Revisa siempre la tabla de sueldos sectoriales 2026 antes de registrar.
2. Confundir fecha de contrato con fecha de inicio de labores. El plazo de 15 días corre desde el primer día efectivo de trabajo, no desde la firma del contrato. Si el empleado firmó el 1 de mayo pero empezó el 5, la fecha que va al IESS es el 5.
3. No registrar el aviso de salida cuando el trabajador renuncia. Mucho empleador asume que con la firma de la liquidación basta. No: mientras el aviso de salida no se registre, el IESS sigue generando aportes mensuales que el empleador termina pagando. Los sistemas de nómina especializados disparan automáticamente el aviso al procesar una liquidación, eliminando ese olvido.
4. Cambiar el sueldo en el rol pero no en el IESS. Si subes el sueldo de un empleado, tienes 3 días para registrar la modificación. Sin ese aviso, los aportes mensuales seguirán calculándose sobre el sueldo anterior, generando una diferencia que la institución cobra después con intereses.
5. Olvidar el aviso por trabajadores eventuales o de prueba. El periodo de prueba de 90 días no exime del aviso. Desde el día 1 de labores, el trabajador debe estar afiliado, sin importar la modalidad contractual.
Diferencia entre aviso de entrada, planilla y contrato
Tres trámites distintos que se confunden constantemente:
- Aviso de entrada (IESS): notifica el ingreso del trabajador a la seguridad social. Se hace en iess.gob.ec.
- Planilla de aportes (IESS): el cálculo mensual del 21.60% (9.45% + 11.15% + 1% IECE/SECAP en algunos casos) que el empleador deposita cada mes. Se genera automáticamente cuando hay aviso de entrada activo.
- Registro de contrato (Ministerio de Trabajo): se hace en el SUT (sut.trabajo.gob.ec). Es independiente del aviso del IESS y tiene plazo distinto: 30 días desde la firma.
Un empleador cumplido tiene los tres registros al día. Hacer solo uno deja el cumplimiento incompleto.
Preguntas Frecuentes
¿En cuántos días debo presentar el aviso de entrada al IESS en Ecuador?
En Ecuador 2026, el aviso de entrada al IESS debe presentarse dentro de los 15 días calendario contados desde el primer día efectivo de labores del trabajador. El plazo aplica para todo tipo de contrato (indefinido, plazo fijo, eventual o de prueba) sin excepciones. El registro se hace en línea en iess.gob.ec.
¿Cuánto es la multa por no presentar el aviso de entrada en Ecuador?
La multa por no presentar el aviso de entrada al IESS en Ecuador 2026 puede llegar a 10 SBU, equivalente a $4,820 por cada trabajador no registrado, según el Art. 628 del Código del Trabajo. Si la situación se repite con varios empleados puede configurar retención indebida de aportes, un delito sancionado con prisión por el COIP.
¿Cómo registro un aviso de entrada al IESS paso a paso?
Para registrar un aviso de entrada al IESS en Ecuador: ingresa a iess.gob.ec con el RUC del empleador y clave del representante legal, ve a Empleador > Aviso de Entrada, escribe la cédula del trabajador, completa fecha de inicio, cargo, sueldo y sectorial, confirma y descarga el comprobante PDF. El registro queda activo en el momento.
¿Cuál es el plazo del aviso de salida del IESS en Ecuador?
El IESS indica que el aviso de salida en Ecuador debe registrarse dentro de los 3 días siguientes a la separación del trabajador (Art. 73 de la Ley de Seguridad Social), a diferencia del aviso de entrada, que tiene 15 días. Si no se registra a tiempo, el empleador sigue generando aportes mensuales por ese trabajador, los cuales debe pagar con intereses hasta que se complete la baja.
¿Puedo registrar un aviso de entrada con sueldo menor al sectorial?
No. El sistema del IESS rechaza automáticamente cualquier aviso cuyo sueldo declarado esté por debajo del mínimo sectorial vigente para esa actividad económica en Ecuador 2026. Antes de registrar verifica el sectorial correcto en la tabla del Ministerio de Trabajo, recordando que el SBU general ($482) es solo el piso para actividades sin sectorial específico.
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Conclusión
El aviso de entrada y salida al IESS es uno de los trámites más simples del cumplimiento laboral en Ecuador, pero también uno de los que más multas genera por descuido. La regla es simple: 15 días desde el inicio de labores para el aviso de entrada y 3 días desde la separación para el aviso de salida, sin excepciones, sin importar el tipo de contrato.
Lo que cambia cuando una empresa crece no es la complejidad del trámite — el formulario es el mismo para 5 que para 50 empleados. Lo que cambia es el costo de un olvido: un solo aviso de salida no presentado puede costar al empleador 6 meses de aportes innecesarios sobre un trabajador que ya no está. Mantener un control externo del calendario de avisos es lo que separa a las empresas que cumplen sin sustos de las que terminan pagando glosas y multas cada año.
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